75 % Zeitersparnis in der Abrechnung von Leistungen gegenüber Kunden
98 % Reduzierung der Fehlerquote
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Mobilitätsbranche: Mit digitaler Transformation zur Steigerung der Effizienz und Kundenzufriedenheit
Disclaimer: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
belmoto unterstützt seine Kunden auf der einen Seite durch unabhängige Beratung bei der Einführung eines nachhaltigen Mobilitätskonzepts, das die veränderten Bedürfnisse und Anforderungen im Kontext von New Work und Klimaschutz erfüllt. Auf der anderen Seite übernimmt das Hamburger Unternehmen bei Bedarf die Betreuung und Administration der kompletten Unternehmensmobilität. Zum Portfolio von belmoto zählt dabei neben Auto Abo, Bike Leasing bzw. Abo, Fleet Management und Deutschlandticket auch die Mobility Card, die es Mitarbeitenden auf Basis eines individuellen Mobilitätsbudgets ermöglicht, verschiedene Fortbewegungsmittel frei zu kombinieren und zudem Benefits von Kooperationspartnern zu nutzen. Mit der Entwicklung, Implementierung und dem Management innovativer Mobilitätskonzepte sorgt der Mobilitätsdienstleister für eine kosteneffiziente, nachhaltige Unternehmensmobilität und eine hohe Mitarbeitendenzufriedenheit.
Automatisierte und verschlankte Serviceprozesse, u. a. im Rechnungswesen
Teamübergreifende Kollaboration mit Mitarbeitern, die keinen vollen Zugriff benötigen
Der Kontakt zu belmoto wurde durch Salesforce vermittelt. Das Ziel für den ersten gemeinsamen Termin war die Durchführung einer Pardot* Demo, also die Möglichkeiten und Mehrwerte von Marketing Automation zu vermitteln.
Wir sind also gut vorbereitet zu belmoto gefahren und wurden sehr freundlich empfangen – aber auch von einer angespannten Stimmung überrascht. Es stellte sich heraus, dass belmoto sehr unzufrieden mit ihrer damaligen Salesforce Organisation war und kurz vor der Kündigung stand.
Also haben wir unsere Pläne für den Termin über Bord geworfen und uns stattdessen ein Gesamtbild der Situation verschafft. Danach sind wir Schritt für Schritt durch die Kritikpunkte gegangen und haben sichergestellt, dass wir die Pain Points und Anforderungen von belmoto wirklich verstanden haben. Für jeden einzelnen Zweifel und Einwand haben wir Lösungen gefunden, den Auftrag bekommen und im Rahmen der Zusammenarbeit alles wie versprochen umgesetzt.
Dies hat das notwendige Vertrauen für ein größeres Digitalisierungsprojekt sowie eine lange und erfolgreiche Zusammenarbeit geschaffen.
Es reicht nicht aus, gute technologische Lösungen anzubieten. Dieses Beispiel zeigt hervorragend, wie wichtig es ist, genau zuzuhören und aktiv nachzufragen. Erst wenn wir den Kunden genau verstanden haben, können wir ihn gut beraten und die Pain Points Schritt für Schritt auflösen. ”
Reza Ghalamkarizadeh
Geschäftsführer aquilliance GmbH
Im Jahr 2015 stand belmoto vor einer entscheidenden Wende: Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen war ineffizient und fehleranfällig, geprägt von einer enormen Papierflut in der Finanzbuchhaltung.
Das Unternehmen, das sich seit seiner Gründung 2009 durch innovative Mobilitätskonzepte einen Namen gemacht hatte, sah sich mit einem Rechnungswesen konfrontiert, das durch papierbasierte, zeitintensive Prozesse ineffizient war und zahlreiche Kundenrückfragen nach sich zog.
Die Herausforderungen in der Abwicklung des Geschäftsmodells waren offensichtlich: Manuelle Prozesse führten zu einem ineffizienten Ressourceneinsatz und beeinträchtigten die Kundenzufriedenheit.
Die Digitalisierung dieser Abläufe war daher eine dringende Notwendigkeit, um interne Prozesse zu optimieren, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und das Unternehmenswachstum zu fördern.
Damals herrschte in der FiBu eine wahre Papierflut. Das Projekt haben wir als Change Management Herausforderung, aber vor allem auch als Chance verstanden, um Qualität zu erzeugen und den Fokus auf die wirklich wichtigen Themen zu haben. Ich bin heute noch begeistert, was wir in der Zusammenarbeit mit aquilliance erreicht haben und wie wir die digitale Transformation Schritt für Schritt geschafft haben!”
Philip Kneissler
CEO belmoto GmbH
Das Hauptziel von belmoto war die schnelle Umstellung der analogen Eingangs- und Ausgangs-Rechnungsprozesse auf ein digitales System zur Effizienzsteigerung, Fehlerreduzierung und Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch transparente Abrechnungen.
Durch die Digitalisierung und Automatisierung aller Prozesse von der Kundenanfrage über die Auftragsbearbeitung bis hin zur Rechnungsstellung und -verwaltung sollte ein reibungsloser, papierloser Ablauf geschaffen werden.
Die Zufriedenheit der Mitarbeiter wirkt sich direkt auf die Zufriedenheit der Kunden aus. Daher stellt die Umsetzung einer effizienten und zufriedenstellenden Arbeitsumgebung eine Win-win-Situation dar.
Um dieses Ziel zu erreichen, wurden folgende Anforderungen definiert:
In enger Zusammenarbeit mit belmoto und auf Basis eines Konzeptionsworkshops entwickelten wir eine individuelle Salesforce-Lösung, die den gesamten Geschäftsprozess gemäß der Ziele und Anforderungen digital abbildet.
Durch Custom Development wurde ein nahtloser, papierloser Prozessfluss geschaffen, der alle notwendigen Daten und Arbeitsabläufe zentralisiert. Dieser Ansatz ermöglicht es belmoto, effizienter zu arbeiten, ohne Schnittstellen für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen zu benötigen. Alle Phasen des Vertriebsprozesses, von der Kundenakquise über den Auftrag bis hin zur vollständigen Abrechnung, wurden nahtlos in die Salesforce-Plattform integriert.
Unser Erfolg mit dieser individuellen Lösung basiert auf einem tiefen Verständnis für belmotos Ausgangslage und Geschäftsmodell. Dies ermöglichte uns die erfolgreiche Umsetzung der spezifischen Anforderungen, die enge Zusammenarbeit mit den belmoto Mitarbeitern sowie eine sofortige Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
Der Wechsel zu einem papierlosen System hat die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt und vereinfacht.
Durch die Automatisierung wurden Durchlaufzeiten verkürzt und Fehlerquellen minimiert.
Eine klare und transparente Abrechnung fördert das Vertrauen der Kunden und reduziert Rückfragen.
Die durchschnittliche Zeit für die Abrechnung von Leistungen gegenüber Kunden wurde um 75 % reduziert.
Die digitale Transformation bei belmoto entspricht einer tiefgreifenden Neuausrichtung des Unternehmens. Die Implementierung einer maßgeschneiderten Salesforce-Lösung hat nicht nur die internen Prozesse digitalisiert und optimiert, sondern auch das Kundenerlebnis signifikant verbessert und den Grundbaustein für weitere Skalierbarkeit geschaffen.
75 % Zeitersparnis in der Abrechnung von Leistungen gegenüber Kunden
98 % Reduzierung der Fehlerquote
80 % weniger Rückfragen zu Rechnungen
7,5 % Umsatzsteigerung durch weniger Blindleistungen
„Ich kann nur jedem empfehlen, in Digitalisierung und digitale Transformation rein zu investieren. Das bedeutet auch, sich bei einem potenziellen Partner Zeit zu kaufen, um die Herausforderung wirklich klar herauszuarbeiten. Wenn Sie professionelle und erfahrene externe Unterstützung suchen, kann ich Ihnen aquilliance nur ans Herz legen.”
* Pardot wurde von Salesforce in Marketing Cloud Account Engagement umbenannt. Wir gewöhnen uns noch an den neuen Namen und berücksichtigen diesen, sobald die Umbenennung im Markt und bei den Usern auf Akzeptanz gestoßen ist.
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In 30 Minuten widmen wir uns in einem Videocall Ihren Fragen und finden gemeinsam heraus, wie wir Ihnen weiterhelfen können.
Gründer & Geschäftsführer
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