Mit der Salesforce Sales Cloud ganz einfach Zeit im Vertrieb sparen
Unser Ziel und Antreiber ist es, Arbeit lebenswerter zu machen. Dafür braucht es nicht immer große Strategien, Konzepte und wochenlange Implementierungen. Manchmal reicht es aus, die richtigen Stellschrauben zu bedienen, um ein effizientes Arbeiten im Sales-Prozess zu ermöglichen. Dies räumt Mitarbeitenden wertvolle Zeit ein, die an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden kann. Wir haben dieses Prinzip einmal konkret an der Salesforce Sales Cloud bei der SeeYou Stiftung angewendet.
- Unser Kunde: Die SeeYou Stiftung aus Hamburg
- Technologie-Potentiale nutzen – und zwar im Detail!
- Tipp 1: Opportunity Pages & Path verschlanken
- Tipp 2: Datenqualität mit Look-Ups erhöhen
- Tipp 3: Flows für User-Benachrichtigungen einführen
- Tipp-Fazit: Setzen Sie auf Quick Wins
- Kleiner Aufwand, große Wirkung: 110 Stunden für die Unterstützung von Familien in Not
- Werden Sie selbst aktiv
Salesforce für gemeinnützige Organisationen: Der Einsatz von Salesforce zur Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen macht auch für viele gemeinnützige Organisationen Sinn. Besonders hervorzuheben ist, dass Salesforce diese mit einem Kontingent an kostenfreien und stark reduzierten Lizenzen unterstützt. Dazu gehört auch die Salesforce Sales Cloud.
Unser Kunde: Die SeeYou Stiftung aus Hamburg
Mit dem Claim “Stark für Familien” unterstützt SeeYou seit 2004 Schwangere und junge Familien, die vor Herausforderungen wie bspw. finanzieller Not, Mehrlingsgeburten oder Krankheiten der Kinder stehen. Das übergeordnete Ziel besteht darin, die Gesundheit von Kindern durch eng abgestimmte Unterstützungsprozesse zu verbessern und so ihre gesellschaftliche Teilhabe zu fördern.
Die Stiftung wird im Wesentlichen durch Fördermittel, Zuwendungen und Spenden finanziert. Um eine laufende Betreuung der Familien sicherzustellen, arbeitet SeeYou kontinuierlich daran, Kommunen bspw. von der Einführung ihres Babylotsen-Programms zu überzeugen. Dabei wird für den Vertriebsprozess und die Arbeit mit Opportunities unter anderem Salesforce als CRM (Customer Relationship Management) Tool eingesetzt.
Technologie-Potentiale nutzen – und zwar im Detail!
Wie in vielen Unternehmen oder Organisationen sind auch bei SeeYou gute Technologien vorhanden, die teils nicht voll ausgeschöpft werden. Je länger eine Software im Einsatz ist, desto mehr gewöhnen sich ihre User an die aktuellen Gegebenheiten. Hier können ein frischer Blick und das Know-how von außen helfen, um die Nutzer:innen mit schnellen, zeitsparenden Optimierungen glücklich zu machen. Als Salesforce-Beratung aus Hamburg haben wir von aquilliance die SeeYou Stiftung in genau diesem Punkt unterstützt.
In der Salesforce Sales Cloud haben wir die folgenden drei Optimierungen für das Opportunity Handling vorgenommen:
Tipp 1: Opportunity Pages & Path verschlanken
Nutzen Sie die Funktionalitäten des Objektmanagers (Einstellungen -> Setup -> Reiter Object Manager), um das Page Layout zu verschlanken und das Handling zu vereinfachen. Hinterfragen und entfernen Sie Felder, die nicht mehr benötigt werden, und erstellen Sie neue, sinnvolle Felder, die Sie ggf. mit alten Feldern konsolidieren. Legen Sie außerdem die verschiedenen Phasen der Opportunity sinnvoll zusammen, um Komplexität zu reduzieren und den Überblick zu wahren. Wichtig ist hierbei natürlich der enge Austausch mit den Usern.
Tipp 2: Datenqualität mit Look-Ups erhöhen
Wenn User die Möglichkeit haben, Feldwerte anhand der gesamten Salesforce-Datenbasis zu füllen, kann dies unter Umständen verheerende Folgen haben. So kann es vorkommen, dass einem Kunden versehentlich eine Ansprechpartnerin zugewiesen wird, die dem Unternehmen gar nicht zugehörig ist. Um dies zu verhindern, können Sie mit Look-Up-Filtern die Fehlerquote reduzieren und somit die Datenqualität erhöhen. Look-Ups sorgen dafür, dass User in wichtigen Feldern nur noch die Daten auswählen können, die zu dem jeweiligen potentiellen Kunden/Account gehören. Dieser Quick Win lässt sich natürlich auch auf viele andere Bereiche anwenden und steigert zusätzlich die Qualität Ihrer Reports.
Tipp 3: Flows für User-Benachrichtigungen einführen
Erstellen Sie Automatisierungen in Form von Salesforce-Flows, um User bei gewonnenen Opportunities zu benachrichtigen und automatisch Tasks zu erstellen. Dies spart Zeit und führt dazu, dass sich der User nicht mehr manuell über den aktuellen Status informieren muss. Wie bei allen Datensatz-basierten Flows gilt auch hier: Testen Sie Ihren Flow anhand von Bulk-Datensätzen. Unsere Empfehlung sind hier mindestens fünf bis zehn Datensätze, um verschiedene Szenarien zu testen und multiple records abbilden zu können.
Tipp-Fazit: Setzen Sie auf Quick Wins
Die Integration von effizienten Tools und Technologien ist entscheidend, um Organisationen dabei zu helfen, ihre Mission zu erfüllen und positive Veränderungen zu bewirken. Der Teufel liegt aber oft im Detail: Denken Sie nicht immer groß, sondern identifizieren Sie die Schwachstellen, die für immer wiederkehrende manuelle Aufgaben beim User sorgen und deren Behebung einen schnellen Mehrwert bringt.
Kleiner Aufwand, große Wirkung: 110 Stunden für die Unterstützung von Familien in Not
In unserem Beispiel sorgen die identifizierten und schnell umgesetzten Optimierungen dafür, dass fünf Mitarbeitende je ca. 6 Minuten administrative Tätigkeiten pro Tag sparen. Rechnen wir dies hoch, sprechen wir von 110 Stunden im Jahr, die in die wertvolle Arbeit der Familienunterstützung investiert werden kann.
Wir sind begeistert von dem Engagement und dem Einsatz des gesamten SeeYou Teams und schätzen ihre Arbeit sehr. Im Februar 2024 haben wir der SeeYou Stiftung daher 1.000 Euro gespendet. Wir freuen uns sehr auf die weitere partnerschaftliche Zusammenarbeit.
Werden Sie selbst aktiv
Wo liegen die Quick Wins in Ihrem Unternehmen? Gerne unterstützen wir Sie bei der Identifikation und Optimierung. Kontaktieren Sie uns unverbindlich.
Schauen Sie sich die Arbeit der SeeYou Stiftung an. Jeder Euro zählt!
